Monitoring Progress Proyek IT

Monitoring Progress Proyek IT - Ketika jadwal kerja telah dipublikasi dan proyek mulai berjalan, perhatian harus difokuskan pada kemajuan proyek yang dikerjakan. Hal itu membutuhkan monitoring perkembangan pelaksanaan pekerjaan, perkembangan pencapaian jadwal dan revisi rencana jika dibutuhkan agar dapat terlaksana sesuai target.

Monitoring

Monitoring adalah kegiatan mengamati/meninjau kembali dan mengawasi secara terus menerus menerus atau berkala berkala kegiatan pekerjaan yang dilakukan untuk memastikan semua pekerjaan bisa dilaksanakan sesuai dengan waktu yang direncanakan atau lebih cepat dari perencanaan.

Monitoring berfokus pada

• Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan
• Penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada
• Perbaikan/koreksi masalah

Sumber data pada umumnya merupakan dokumen internal seperti: laporan bulanan / triwulanan, catatan kerja dan perjalanan perjalanan, catatan catatan pelatihan pelatihan, notulen notulen rapat dan sebagainya.

TUJUAN MONITORING

• Mengkaji apakah kegiatan‐kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana
• Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsungdapat diatasi
• Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.
• Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,
• Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah agar sesuai  dengan target waktu tanpa tanpa menyimpang dari tujuan.

MANFAAT MONITORING

• Bagi pihak Penanggung Jawab Program :
• Salah satu fungsi manajemen manajemen yaitu pengendalian pengendalian atau supervisi supervisi.
• Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja
• Untuk meyakinkan pihak‐pihak yang berkepentingan
• Membantu Membantu penentuan penentuan langkah langkah‐langkah langkah yang berkaitan berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya.
• Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya.

Bagi pihak Pengelola Proyek, yaitu :

1. Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat
2. Mengetahui kekurangan‐kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik.
3. Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek

TIPE DAN JENIS MONITORING MONITORING

1. Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek.
2. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti mengumpulkan kebutuhan, melakukan analisis dan desain, mengkode program, implementasi, pengujian, deployment, perawatan ataupun pelatihan.
3. Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup mencakup hasil dari proses yang terutama terutama berkaitan berkaitan dengan kuantitas (jumlah) yang telah diselesaikan.

Visualisasi Progress Monitoring

Jika semua data pelaksanaan kegiatan proyek telah dikumpulkan, selanjutnya adalah membuat visualisai progress monitoring. Salah satu metode untuk memvisualisasikan progress monitoring adalah dengan menggunakan kurva S.

Kurva S adalah  kurva yang  berbentuk huruf S, yaitu kurva yang munghubungkan antara porsentase yang pekerjaan yang dicapai dengan waktu pekerjaan.

Manfaat dan kegunaan kurva S

1. Sebagai informasi untuk mengentrol pelaksaan suatu proyek dengan cara membandingkan deviasi antara kurva rencana dengan kurva realisai
2. Sebagai infomasi untuk pengambilan keputusan berdasarkan perubahan kurva realisasi terhadap kurva rencana perubahan ini bisa  bisa dalam bentuk prosentase pekerjaan lebih cepat atau lebih lembat dari waktu yang sudah ditentukan untuk menyelesaikan proyek
3. Sebagai informasi kapan waktu yang tepat untuk melakukan owner ataupun melakukan pembayaran kepada supplier.

Kurva S Aktivitas berdasarkan bobot keuangan

Kurva S Aktivitas berdasarkan Progress Output Pekerjaan Proyek

Sumber : blog.fajarbaskoro